Tarvitsetko yrityksellesi laskutusohjelman? Usein laskutusohjelmaa lähdetään etsimään sillä kriteerillä, että se olisi ilmainen. Tämä toimii hyvin, jos lähetät vuosittain vain muutaman laskun. Erillisissä laskutusohjelmissa on usein mahdollista aloittaa käyttö maksutta, mutta tietyn laskumäärän jälkeen asia muuttuu. Raja on usein noin 5-10 laskussa per vuosi. Mikäli arvioit laskuttavasi tätä useamman kerran, kannattaa jatkaa lukemista. Kerromme miten pystyt laskemaan kustannuksia ja vertailemaan vaihtoehtoja laskutukseen.
Huomioi valinnassa yrityksesi kokonaistarpeet
Taloushallintoon käytettävien ohjelmien valinnassa kannattaa huomioida heti alusta saakka kokonaisuus. Mitä juuri sinun yrityksesi tarvitsee? Haluatko käyttää erillistä laskutusohjelmaa, ohjelmaa matka- ja kululaskuihin, laskujen maksamiseen, kuittien tallentamiseen, sähköisiin allekirjoituksiin ja palkkoihin.
Kun suunnittelet ohjelmistoinfrastruktuuria kokonaisuutena, voit listata tarvittavat ohjelmat ja laskea, kuinka paljon ohjelmat tulisivat sinulle yhteensä maksamaan kuukausi- ja vuositasolla. Summa saattaakin olla yllättävän suuri verrattuna siihen, mitä kokonaisvaltainen taloushallinto-ohjelmisto, jossa laskutus on osa kokonaisuutta, maksaisi.
- Listaa yrityksesi tarpeet taloushallintoon liittyvien ohjelmien osalta.
- Laske yhteen erillisten ohjelmien kuukausimaksut.
- Vertaa summaa kokonaisvaltaisen taloushallinto-ohjelmiston kuukausimaksuun (esimerkiksi Fennoan hinnan saat tilitoimistoista).
Tarkista laskutukseen liittyviin tehtäviin käytetty aika ja sen hinta
Pelkkä taloushallintoon tarvittavien ohjelmien kuukausimaksujen vertaaminen kokonaisvaltaiseen taloushallinto-ohjelman kuukausimaksuun saattaa avata silmät sille, mikä yrityksesi näkökulmasta on kannattavaa. Jotta saat varmuuden siitä, mikä sinun yrityksellesi on hyvä valinta, on tärkeää huomioida myös ajan käyttö.
Laskutukseen liittyviä aikavarkaita ovat esimerkiksi maksujen valvonta, eli sen varmistaminen onko jokainen lasku varmasti maksettu ajallaan, maksumuistutukset ja aineiston toimittaminen kirjanpitoon. Näihin käytetty aika on aina pois siitä ajasta, jonka voisit käyttää laskutettavaan työhön.
Jotta aikasi saa sen ansaitseman painoarvon, sille kannattaakin määritellä hinta. Hinnan määrittelyssä voit esimerkiksi käyttää sitä summaa, jota käytät tuntityösi laskutukseen. Kun sinulla on ajankäytön hinta selvillä, voit arvioida kuinka paljon laskutukseen liittyvät tehtävät sinulle kuukausittain maksavat.
Kokonaisvaltaista taloushallinnon ohjelmistoa käyttämällä karsit monet aikavarkaat laskutuksesta: maksujen valvonta toimii automaattisesti, muistutukset voi määritellä lähteväksi automaattisesti ja laskut ovat heti myös kirjanpitäjäsi saatavilla*.
- Määrittele tuntihintasi
- Laske kuinka paljon aikaa sinulta menee laskutukseen kuukausittain ja kerro tämä tuntihinnallasi
- Arvioi tilitoimistosi kanssa kuinka paljon aikaa voisit säästää käyttäessäsi taloushallinto-ohjelmaa, kuten Fennoaa.
- Laske ajansäästöllesi hinta.
*Esimerkit pätevät Fennoan taloushallinto-ohjelmistoon.
Yhteenveto: Ilmainen laskutusohjelma vai laskutus osana taloushallinto-ohjelmaa?
Kuten huomaat, ilmainen laskutusohjelma ei olekaan aina ilmainen. Paljon riippuu laskujen määrästä ja siitä, kuinka paljon sinulla on aikaa laitettavana laskutuksen kokonaisuudesta huolehtimiseen. Voit yllättyä siitä, miten paljon juuri ohjelmistovalinta voi vaikuttaa ajankäyttöösi ja yrityksesi talousasioiden sujuvuuteen!
Kannattaa keskustella ohjelmistovalinnoista tilitoimistosi kanssa. Laskutusohjelman valinnassa sinua saattaa auttaa myös artikkeli "Mikä on hyvä laskutusohjelma yritykselleni - huomioi nämä valinnassa".
