Heti yrityksen perustamisen jälkeen on aika miettiä järjestelmävalintoja. Niihin kannattaa panostaa, sillä ohjelmien toimivuus ja helppokäyttöisyys nousevat laskutusvolyymisi kasvun myötä yllättävän tärkeään roolin. Käymme tässä läpi ne asiat, jotka sinun on tärkeää tietää ennen kuin valitset yrityksellesi laskutusohjelman.
Mikä on laskutusohjelma?
Laskutusohjelma helpottaa yrityksen laskuliikennettä ja parhaimmillaan myös raportointia ja kirjanpitoa. Nykyaikaisesta laskutusohjelmasta lähetät laskut haluamallasi tavalla, esimerkiksi sähköpostitse, verkkolaskuna tai postitse, ilman, että joudut tulostamaan itse mitään tai avaamaan sähköpostiohjelmaa ja liittelemään viesteihin tiedostoja. Kaikki tapahtuu ohjelman sisällä ja siihen liitetyt skannaus- ja verkkolaskupalvelut toimivat taustalla ja hoitavat asiat puolestasi.
Joillain laskutusohjelmilla onnistuvat tavallisten myyntilaskujen hoitamisen lisäksi myös toistuvaislaskut ja ajastetut laskut.
Huomioi lainsäädäntö ja vaatimukset laskutuksessa
Laskuihin liittyy erilaisia lakeja ja vaatimuksia. Onkin tärkeää, että laskutusohjelman tarjoaja seuraa näitä ja vie mahdolliset muutokset aina ohjelmaan. Näin sinun ei tarvitse murehtia asiasta vaan voit keskittyä liiketoiminnan pyörittämiseen ja luottaa laskutusohjelmaan.
Mitä laskulla tulee olla?
Laskutus on kiinteästi yhteydessä arvonlisäverotukseen. Verottaja vaatiikin laskulle laajasti tietoja. Nämä voi toki kirjata käsin tehtyyn laskuun, mutta hyvissä laskutusohjelmissa kentät sisältyvät laskuun ja tietoja haetaan automaattisesti esimerkiksi asiakas- ja tuoterekisteristä, sekä hinnastosta. Näin työ sujuu ilman ohjelmien välillä pomppimista ja tiedon kopioimista paikasta toiseen.
Pakolliset laskumerkinnät
- laskun antamispäivä
- juokseva tunniste
- myyjän arvonlisäverotunniste
- ostajan arvonlisäverotunniste, kun on kyse käännetystä verovelvollisuudesta tai tavaroiden yhteisömyynnistä
- myyjän ja ostajan nimi ja osoite
- tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji
- tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
- veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
- verokanta
- suoritettavan veron määrä
- merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain tai arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen
- merkintä ostajan verovelvollisuudesta ”käännetty verovelvollisuus”
- merkintä ostajan laatimaan laskuun ”itselaskutus”
- tiedot uusista kuljetusvälineistä
- merkinnät ”voittomarginaalijärjestelmä–käytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä–taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä–keräily- ja antiikkiesineet”
- merkintä ”voittomarginaalijärjestelmä–matkatoimistot”
- merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
- viittaus aikaisempaan laskuun, kun kyse on muutoslaskusta.
Lisätietoja laskulle vaadittavista tiedoista löydät verohallinnon sivuilta: Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa.
Eurooppa-normin mukainen laskutus - vaadittu yhä useammin
Eurooppa-normin (EN) mukaisella laskulla tarkoitetaan Euroopan unionin (EU) verkkolaskudirektiivin mukaisen kansallisen lain mukaista laskua, jonka tarkastus tehdään EN16931-standardin mukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että laskun tulee sisältää tietyt kentät ja niiden sisältämä tieto pitää olla oikeassa muodossa.
Normin mukainen laskutus poistaa merkittävästi laskutukseen liittyviä virheitä ja selvittelyä. Tästä syystä esimerkiksi Valtiokonttori on vaatinut Eurooppa-normin mukaisia laskuja jo vuosia ja monet isommat yritykset ovat seuranneet perässä. Tästä syystä onkin hyvin tärkeää, että valitsemasi laskutusohjelma mahdollistaa Eurooppa-normin mukaisten laskujen lähetyksen ja vastaanoton.
Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuformaatteja ovat kansalliset Finvoice 3.0 EN ja TEAPPS 3.0 EN sekä kansainvälinen PEPPOL BIS v. 3.0.
Laskutusohjelma erillisenä vai osana muuta taloushallintojärjestelmää: hyödyt
Erillinen laskutusohjelma voi alussa tuntua houkuttelevalta, niillä kun pääsee alkuun ilmaiseksi. Kun volyymi kasvaa, maksuttomuus useimmiten häviää. Tästä syystä kannattaa katsoa maksuttomuuden taakse alusta saakka ja laskea hintalappu sille, kun volyymi on tavoitetulla tasolla. Laskutusohjelman hinta osana taloushallinnon kokonaispalvelua on usein erittäin kilpailukykyinen erillisiin palveluihin verrattuna.
Kun laskutusohjelma kuuluu samaan ohjelmaan kuin kirjanpitosi, ja kirjanpitäjäsi vielä käyttää samaa ohjelmaa, laskut siirtyvät suoraan kirjanpitäjällesi ilman, että sinun tarvitsee niitä lähetellä. Arkistokin kertyy tällöin automaattisesti, etkä joudu kansioimaan laskuja erikseen paperisina etkä digitaalisina.
Tutustu Fennoan laskutusominaisuuksiin
Mikäli haluat erittäin helppokäyttöisen ja hinnaltaan kilpailukykyisen laskutusohjelman, joka mukautuu tarpeisiisi toimintasi kasvaessa, tutustu Fennoaan. Se tarjoaa talouden kokonaisratkaisun, joka pitää sisällään myös laskutusohjelman ja tekee yhteistyöstä tilitoimiston kanssa mutkatonta. 