Maantieteellisten etäisyyksien ei tarvitse estää löytämästä uusia asiakkaita tai osaajia. Tämä on huomattu Kajaanin Tilitaidossa ja Karttulan Tilitoimistossa, jotka auttavat yrityksiä etänä sähköisten työkalujen avulla.
Sekä Kajaanin Tilitaidolla että Karttulan Tilitoimistolla on asiakkaita ympäri Suomen, mutta vain yhdet toimitilat. Taloushallinnon asiat hoituvat yhteiskäyttöisessä sähköisessä ohjelmistossa, ja lisäksi asiakasyrityksiä neuvotaan puhelimitse, tekstiviestitse ja etäpalavereissa. Toiminta nojaa vahvasti digitaalisiin välineisiin jopa silloin kun asiakas on samalla paikkakunnalla.
Kajaanin Tilitaidon yrittäjä Akseli Leppänen ja Karttulan Tilitoimiston yrittäjä Juha Roitto tietävät vuosien kokemuksella, että asiakkaan ja taloushallinnon ammattilaisen tiivis yhteys ei vaadi kasvokkaisia kohtaamisia.
– Tilitoimisto voi olla henkisesti aivan yhtä lähellä asiakasta Kajaanissa kuin Helsingissä, Leppänen sanoo.
– Palveluasenne ratkaisee, toimii etänä tai ei. Tärkeintä on tuntea omien asiakkaiden tarpeet sekä olla tavoitettavissa, Roitto toteaa.
Etäpainotus on kilpailuetu
Etämahdollisuus helpottaa Roiton ja Leppäsen mukaan etenkin uusasiakashankintaa. Molempiin yrityksiin tuleekin jatkuvasti yhteydenottoja kaikkialta Suomesta. Karttulan Tilitoimistossa kaikki viime vuosien uudet asiakkaat ovat löytyneet siten, että sana on levinnyt verkostoissa.
– Etäpalvelusta kiinnostuvat etenkin nuoremmat yrittäjät, jotka odottavat tilitoimistokumppanilta intuitiivisia ja mobiiliystävällisiä kirjanpidon ja talouden seurannan työkaluja. Lisäksi he arvostavat sitä, että kirjanpitäjään saa yhteyden helposti sieltä missä itse sattuu milloinkin olemaan, Roitto sanoo.
Etätoiminta helpottaa myös tilitoimiston arkea. Matka-aikaa säästyy, ja sähköisessä ohjelmistossa asiakkaiden tietoihin pääsee käsiksi niin toimistolta kuin etätöistä.
Kajaanin Tilitaidossa osa henkilöstöstä työskenteleekin täysin etänä muilta paikkakunnilta. Leppänen on huomannut, että sopivat ammattilaiset löytyvät jatkossakin helpommin, kun rekrytointialueena on koko Suomi.
– Etätyön johtamisessa tärkeintä on, että pitää työntekijöihin yhteyttä aktiivisesti. Perinteinen soittelu ja kuulumisten kysely voivat olla ratkaisevia siinä, että työntekijä kokee kuuluvansa joukkoon. Yrittäjän pitää myös oppia luottamaan siihen, että työt hoituvat, vaikka niiden tekoa ei pysty seuraamaan päivittäin.
Lue myös: Kajaanin Tilitaito Oy - 6 tapaa huolehtia asiantuntijoiden viihtyvyydestä tilitoimistossa.
Sähköinen ohjelmisto hyödyttää kaikkia
Kajaanissa otettiin etäpalvelua tukeva Fennoan ohjelmisto käyttöön vuonna 2020 ja Karttulassa vuonna 2017. Miten asiakkaita autettiin digitaaliseen asiointiin siirtymisessä?
Karttulan Tilitoimiston Roiton mukaan tärkeintä on rohkaista kokeilemaan ohjelmistoa. Usein hyödyt konkretisoituvat hyvin pian.
– Eräskin asiakas kertoi säästävänsä tuhansien eurojen muistutusmaksut vuosittain, kun laskut eivät hautaudu paperipinoihin.
Kajaanin Tilitaidossa on puolestaan päätetty, että ohjelmiston avausmaksua ei veloiteta asiakkaalta.
– Se on asiakkaalle iso houkutin mutta tilitoimistolle pieni kuluerä siihen nähden, miten paljon manuaalisesta kirjanpidosta luopumalla säästää aikaa, Leppänen toteaa.
Entäpä etäyhteyksien tietoturva? Mietityttääkö se asiakasyrityksiä, jotka jakavat tilitoimistokumppaninsa kanssa arkaluonteista tietoa henkilötiedoista liikesalaisuuksiin?
Roiton mukaan tietoturvan merkitystä ei voi nykyään sivuuttaa, mutta toisaalta se ei ole syy olla siirtymättä etäpalveluun.
– Riskit vähenevät jo sillä, että valitsee taloushallinto-ohjelmiston, jonka kehittäjä huolehtii sen tietoturvasta ja dokumentoi siitä säännöllisesti asiakkailleen.
Faktaa
- Perustettu 1957.
- Akseli Leppänen ollut isovanhempiensa perustamassa tilitoimistossa yrittäjänä vuodesta 2014.
- 16 työntekijää.
- 550 asiakasyritystä.
- Asiakkaita eniten Kainuussa ja pääkaupunkiseudulla. Pohjoisin asiakas Nuorgamissa.
- Toimisto Kajaanissa.
- Pisin asiakassuhde kestänyt 42 vuotta.
- Asiakaslupaus: ”Huolenpitoa ja mielenrauhaa yrityksesi taloushallintoon.”
- Perustettu 1989.
- Juha Roitto ollut yrittäjänä vuodesta 1994.
- Roiton lisäksi yrityksessä on yksi vakituinen työntekijä.
- Reilut sata asiakasyritystä.
- Asiakkaita eniten Pohjois-Savossa ja pääkaupunkiseudulla. Pohjoisin asiakas ollut Ivalossa.
- Toimisto Kuopiossa Karttulan taajamassa.
- Pisimmät asiakassuhteet jatkuneet yrityksen alkuajoista saakka.
- Asiakaslupaus: ”Tavoitteenamme on auttaa asiakkaitamme menestymään liiketoiminnassaan tarjoamalla heille korkealaatuista ja luotettavaa taloushallinnon palvelua.”
Lue Taloushallintoalan trendit 2024 -raportti
Työntekijäpula ja alan digitalisoituminen ovat pari esimerkkiä Taloushallintoalan trendit 2024 raportissa esiin nousseista asioista. Ne liittyvät tiiviisti etäpalvelumahdollisuuteen ja etätyöhön. Lue lisää aiheesta ja tutustu myös muihin ajankohtaisiin trendeihin taloushallinnon alalla!
