Oppaan sisältö:
- Valitse tilitoimisto
- Tiedosta taloushallinnon roolit
- Hanki taloushallinto-ohjelma
- Kaksi konkreettista esimerkkiä ajansäästöstä
- Mitä huomioida taloushallinto-ohjelmiston valinnassa
- Hyödynnä raportointia
- Muistilista kirjanpidon tehostamiseen
Eroon kuittirumbasta ja
sähköpostittelusta
Tiesitkö, että kirjanpito on saanut alkunsa jo ennen kirjoitustaidon kehittymistä? Mesopotamian nuolenpääkirjoitus syntyi kirjanpidon tekemisen tarpeesta, eikä ihan suotta – kun liiketoiminnan pyörteistä on kärryillä, mahdollisista haasteistakin selviää huomattavasti sujuvammin.
Enää ei tarvitse operoida nuolenpääkirjoituksen varassa -eikä edes paperien ja sähköpostien. Tehokas kirjanpito saavutetaan yrityksen ja tilitoimiston yhteistyöllä helppokäyttöisessä kirjanpito-ohjelmassa, jolloin monet manuaaliset työt, erilliset ohjelmistot, riskit ja ylimääräinen säätö poistuvat. Pääset eroon kuittirumbasta ja sähköpostittelusta.
Oletko valmis kuulemaan miten?
1. Valitse tilitoimisto
Taloushallintoon liittyvä lainsäädäntö, säätely ja verotus on monimutkainen kokonaisuus ja muutoksia tulee säännöllisesti. Kirjanpito ja palkkahallinto vaativatkin alan kovaa asiantuntemusta ja omistautuneisuutta asialle. Vain harvan kannattaa tehdä taloushallinnon kokonaisuus itse - aikasi tarvitaan ydinliiketoimintaan.
Jos sinulla siis ei vielä ole tilitoimistoa, valitse sellainen.
Nykyisin tilitoimiston valintaan vaikuttaa maantieteellisen sijainnin sijaan enemmänkin toimialaosaaminen ja se, miten helpoksi tarjottava palvelu on rakennettu.
Huomioi tilitoimiston valinnassa:
- Ymmärtääkö tilitoimisto toimialaani?
- Onko tilitoimisto nykyaikainen - tehdäänkö kirjanpito yhdessä ohjelmiston avulla vai operoidaanko paperilla/sähköpostilla?
- Mitä ohjelmia tilitoimisto käyttää?
- Mitä palvelu sisältää - pelkkää lukujen kirjausta vai myös liiketoiminnan konsultointia?
- Miten palvelu on hinnoiteltu?
Yrityksen edustajan tehtävät
- Laatii myyntilaskuja
- Kuvaa kuitit ja toimittaa ne kirjanpitoon
- Hyväksyy ostolaskut ja matkalaskut
- Tallentaa ja hyväksyy palkkatapahtumia palkanlaskentaa varten
- Ohjaa toimintaa hyödyntäen yrityksen talouteen liittyviä tietoja
Kirjanpitäjän tehtävät
- Huolehtii kirjanpidon kokonaisuudesta
- Kirjaa tositteita, tekee veroilmoitukset ja
tilinpäätöksen - Tiliöi hyväksytyt ostokuitit ja laskut kirjanpitoon
- Seuraa reskontrien täsmäävyyttä kirjanpitoon
- Tukee yrittäjää kirjanpitoon liittyvissä asioissa
Palkanlaskijan tehtävät
- Huolehtii palkanlaskennan kokonaisuudesta
- Vastaa palkkojen laskennasta ja esimerkiksi työehtosopimusten tulkinnasta
- Seuraa lomakertymiä ja tekee
lomapalkkavaraukset - Tukee yrittäjää palkanlaskentaan liittyvissä asioissa
3. Hanki taloushallinto-ohjelmisto
Kuittirumba ja tilitoimiston kanssa käytävä sähköpostijumppa ovat monen yrityksen salakavalia aikavarkaita. Näistä on tehokkuus kaukana. Jotta voit säästää aikaasi, tarvitset taloushallinto-ohjelmiston.
Kirjanpito-ohjelmiston käyttöön siirtyminen säästää aikaa, minimoi inhimillisiä virheitä ja tekee yhteistyöstä tilitoimiston kanssa sujuvaa. Kun ohjelmisto on vielä helppokäyttöinen, poistuu työpäivistä paljon kiirettä ja ylimääräistä selvittelyä.
Esimerkiksi yrityksessä, jossa käsitellään 20 ostolaskua ja 40 myyntilaskua kuukausittain, sähköisellä taloushallinnolla kuluu lähes puolet vähemmän aikaa kuin kuluisi paperilaskutuksella.
Aikaa säästyy kuukaudessa 3 h 4 min.
*Laskennassa käytettävät arvot on haettu Finanssialan keskusliiton Ympäristöystävällinen verkkolasku -julkaisusta. Ohjelmana laskelmassa on käytetty Fennoaa.
Kaksi konkreettista esimerkkiä ajan säästöstä
taloushallinto-ohjelmistolla*
| Myyntilaskujen hoitaminen | Ostolaskujen käsittely | |
|
Perinteinen tapa |
|
|
|
Helpompi tapa |
|
|
* Esimerkeissä on käytetty Fennoaa, jossa monia työvaiheita hoidetaan
automaattisesti ja käytettävyys on aidosti helppoa.
Mitä huomioida taloushallinto-ohjelman
valinnassa?
Kirjanpito-ohjelman hankinnan tavoitteena on helpottaa elämääsi ja viestintää tilitoimistosi kanssa, sekä poistaa inhimillisiä riskejä.
Jotta tavoite toteutuisi, ota selvää seuraavista asioista:
1. Helppokäyttöisyys
Kaikki kirjanpito-ohjelmat saattavat vähentää esimerkiksi inhimillisten erheiden riskejä, mutta käytettävyyteen liittyvät haasteet jatkavat ajan nakertamista tuottavammalta työltä. Siksi kannattaakin varmistaa, että ohjelma on oikeasti helppokäyttöinen.
Helppokäyttöisyyttä lisää esimerkiksi mahdollisuus mobiilisovelluksen käyttöön,
jolloin kuitit voi hoitaa pois alta heti, laskut hyväksyä ja maksaa sijainnista riippumatta.
3. Ominaisuudet
Jos haluat välttyä ohjelmien sillisalaatilta varmista, että saat samasta taloushallinto-ohjelmistosta kaikki ne ominaisuudet, mitä taloutesi hallinta vaatii.
Tutustu esimerkiksi Fennoan taloushallintojärjestelmän ominaisuuksiin.
4. Yhteiskäyttöisyys
Kun kirjanpitäjäsi ja palkanlaskijasi käyttävät samaa ohjelmaa kuin sinä, kapulanvaihto eri tehtävien sujumiseksi toimii kitkatta. Näin asiat eivät etene muistin varassa ja pääset eroon ylimääräisestä säätämisestä. Ohjelma huolehtii, että jokainen on tehtäviensä tasalla.
5. Tarpeisiin vastaaminen -myös tulevaisuudessa
Ohjelmiston ikä vaikuttaa usein myös siihen, että konepellin alle muodostuu mutkia. Kun niitä on paljon, ohjelmiston kehittäminen vaikeutuu.
Varmista, että valitsemasi ohjelmisto on nykyaikainen ja voit luottaa sen vastaavan tarpeisiisi myös tulevaisuudessa.
7. Raportointi
Raportointi auttaa kaikkia osapuolia pysymään kärryillä siitä, mitä yrityksessä tapahtuu. Varmista, että taloushallinto-ohjelmassa raportit ovat helposti saatavilla:
mieluusti sekä lukuina, että graafeina.
Edellä mainitut yhteydet käytössä oleviin ohjelmiin ovat olennainen tekijä raportoinnin sujuvuudelle. Mm. näiden yhteyksien avulla taloushallinto-ohjelma
antaa sinulle koko ajan reaaliaikaiset raportit liiketoiminnan johtamiseen. Varmista, että nämä ovat kunnossa taloushallinto-ohjelmassa.
8. Hinta
Aivan, kuten tilitoimistojen kanssa, hinta on luonnollisesti tärkeä tekijä. Hyvää taloushallinto-ohjelmaa ei kuitenkaan saa ilmaiseksi, sillä sen kehittäminen, ylläpito
ja tuki aiheuttavat kustannuksia. On kuitenkin hyvä varmistaa, että hinnoittelumalli on järkevä liiketoiminnallesi.
4. Hyödynnä raportointia
Taloushallinto-ohjelmassa raportoinnit päivittyvät reaaliajassa, jolloin pystyt johtamaan yritystäsi tiedon perusteella. Ei olekaan huono ajatus käyttää kuittirumbasta säästyvä aika raporttien seurantaan.
Pohdi yhdessä tilitoimistosi kanssa, mitkä ovat ne keskeiset luvut, joita kannattaa seurata. Tee seuraamisesta säännöllinen tapa ja jaa luvut avainhenkilöiden kanssa.
Pelkkä lukujen seuraaminen ei kuitenkaan riitä. Niitä on tarpeen myös tulkita. Kun osaat liittää luvut siihen, mistä ne kertovat, saat liiketoimintasi ohjaamiseen vahvan työkalun. Poraudu siis lukujen lähteille ja tutki mikä niihin vaikuttaa. Lukujen tulkinnassa sinua auttaa hyvä tilitoimisto
Miksi lukuja on tärkeä
seurata aktiivisesti?
- Lukujen avulla asetat valistuneet tavoitteet ja seuraat kuinka ne toteutuvat
- Pystyt tekemään parempia päätöksiä
- Pystyt ennakoimaan mahdolliset ongelmat
Sen sijaan, että näkisin kerran kuukaudessa raportin liikevaihdon tilanteesta, voin seurata sitä nyt reaaliaikaisesti koko ajan. Se helpottaa ennustettavuutta ja esimerkiksi verosuunnittelua todella paljon.
Riikka Tainio-Hendrell
Kauneushoitola Riikka Tainio
(Fennoan käyttäjä)
5. Muistilista kirjanpidon
tehostamiseen
- Etsi osaava tilitoimisto.
- Selkeytä mielessäsi roolit ja tehtävät.
- Kartoita yrityksesi tarpeet ja etsi sopiva ohjelmisto käyttöönne.
- Yhdistä avainohjelmistot: Kun kassajärjestelmät, verkkokaupat ja ERPit on yhdistetty taloushallinto-ohjelmistoon, raporttisi pysyvät ajan tasalla.
- Hyödynnä raportointia. Aseta mittarit, opi tulkitsemaan lukuja ja johda tiedolla.
- Huokaise ja nauti kuppi kahvia. Hyvin tehty! Nyt voit päästää irti turhasta silpusta taloushallintoon liittyen. Aikaa jää olennaisiin tehtäviin, ja niihin kahvitaukoihin.
Tuntuuko lukujen seuraaminen ja tulkinta heprealta? Lue konkretiaan pureutuva opas, jonka avulla opit ymmärtämään liiketoiminnan lukuja.
Valitse uuden sukupolven
taloushallinto-ohjelmisto
96 %
valitsisi Fennoan
uudelleen.
77 %
arvioi Fennoan olevan
kilpailijoitaan parempi
81 %
arvioi Fennoan käytön
kasvavan tulevaisuudessa.
Tiesitkö tämän?
Fennoa on uuden sukupolven taloushallinto-ohjelma. Teemme taloushallintoon liittyvistä töistä helpompia ja siten säästämme yritysten aikaa olennaisempiin tehtäviin.
