Minttiravintolat - Sopiiko Fennoa ravintolayritykselle? [kokemuksia Fennoasta]

Minttiravintoloiden toiminta pohjautuu ajatukseen olla mahdollisimman vahva paikallinen toimija. Yritys on yli 25 vuoden ajan luonut vahvaa jalansijaa Vantaalle. Heillä onkin alueella kuusi hyvin erilaista ravintolaa: ravintola Zilla, Oklahoma, Cafe Kuusijärvi, Old Story, ravintola Tammisto ja teatterikahvila Cafe Silkki. Jokaiselle ravintolalle on erilaisuuden ansiosta tilaa, mutta toisaalta riittävän samankaltaisuuden vuoksi myös synergiaetuja.

Minttiravintolat käyttävät taloushallinto-ohjelmanaan Fennoaa. Haastattelimme Minttiravintoloiden toimitusjohtajaa Kimmo Bergmania ja talousjohtajaa Tuovi Kalliota siitä, millaisia kokemuksia Fennoasta heille on kertynyt.

Sähköiseen siirtyminen kuulosti vaikelta - on kätevää

Kimmo kertoo kokemuksia siirtymisestä sähköiseen taloushallintoon: “Suhtauduin asiaan alun perin nihkeästi, koska sähköinen taloushallinto kuulosti minun korvaani kalliilta ja hankalalta. Otimme ratkaisevan askeleen sähköiseen kirjanpitoon ja taloushallintoon kuitenkin oman alamme etunenässä ja hyvin nopeasti sain todeta ennakkoluuloni turhiksi ja sähköistämisen päinvastoin muuttaneen kirjanpidon nopeaksi ja käteväksi."

Integraatiot taloushallinto-ohjelmasta kassa- ja työvuorosuunnitteluohjelmiin kriittisen tärkeitä

Ravintoloissa tarvitaan monenlaisia ohjelmia: On kassajärjestelmää, työvuorosuunnitteluohjelmaa, pöytävarausjärjestelmää - ja tietenkin taloushallinto-ohjelma. “On tärkeää että ohjelmistot juttelevat keskenään. Se on elinehto, eikä me enää suostuta muuhun. Jos tietoja naputellaan edestakaisiin käsin, niin tulee virheitä.” Tämä Kimmon ajatus määritteli muutama vuosi sitten listaa, josta taloushallinto-ohjelmaa valittiin.

Tilitoimistona Minttiravintoloilla on Auctora, joka on Tuovin ja Kimmon mukaan osoittautunut helmeksi: “Yhteistyö toimii kaikin puolin hyvin. Tilitoimisto hoiti esimerkiksi integraatioasiat täysin. He vain kysyivät joitain kysymyksiä meiltä ja hoitivat integraatiot kuntoon todella hienosti. Nyt myynnit tulevat taloushallinto-ohjelmaan automaattisesti päivittäin.”

Huima ero taloushallinto-ohjelmien käytettävyydessä

Fennoa tuli Minttiravintoloiden valitsemaksi integraatioiden lisäksi uuden teknologian ja helppokäyttöisyytensä vuoksi. “Meillä päälliköt hyväksyvät ja tarkastavat laskuja, joten avainasemassa on taloushallinto-ohjelman helppokäyttöisyys. Näissä on huima ero käytettävyydessä.” Kimmo kuvailee.

Raportit hyviä

“Raportti on meille todella tärkeä työkalu. Joskus tarvitaan montakin raporttia päivittäin.” Tuovi kertoo.

“Raportit ovat hyviä ja ihmiset osaavat niitä helposti hakea. Niiden avulla tarkastellaan mm. myyntejä. Myynnin seuraamista helpottaa se, että myynnit siirtyvät Restolutionista Fennoaan  automaattisesti päivittäin. Näin lukuja voidaan seurata reaaliaikaisesti.”

Audit trail - eli kirjausketju Minttiravintolassa huipputasoa

Tuovi kertoo Minttiravintoloiden käytännöistä: “Fennoassa pääsee porautumaan jokaiseen tapahtumaan helposti. Meillä pyritään nostamaan tapahtumien kommentoinnin statusta. Halutaan jälki siitä, että jokainen asia on tarkastettu ja käsitelty. Siksi meillä pyritään nostamaan kommentoinnin statusta.”  

Audit trail eli kirjausketju, onkin Minttiravintoloissa huipputasoa. Se tarkoittaa sitä, että kirjausketju on mahdollisimman aukoton, jolloin tilintarkastaja, tai vaikkapa yrittäjä itse, pystyy varmistamaan kirjanpidon virheettömyyden.  

Fennoan top 6 hyödyt Minttiravintoloille

1. Sähköisyys: taloushallinto on meidän kaikkien ulottuvilla koko ajan, eikä missään mapissa jossain toimistolla.
2. Helppokäyttöisyys: Se on tämän ohjelman avain. Tiimi oppi käytön nopeasti ilman suurempia koulutuksia.
3. Laskujen kierrättäminen: toiminto on helppokäyttöinen ja taipuu monenlaiseen tarpeeseen.
4. Yhteiskäyttöisyys tilitoimiston kanssa: Kaikki tositteet ja asiakirjat ovat molempien saatavilla ja kapula siirtyy kitkatta osapuolelta toiselle. Molemmat tietävät mitä milloinkin pitää tehdä.
5. Asiapaperien allekirjoittaminen: Fennoan sähköiset allekirjoitukset helpottaa sopimusten tekoa ja kaikki asiakirjat jäävät samaan paikkaan talteen.
6. Integraatiot: muista ohjelmista saadaan tiedot siirtymään automaattisesti