Turvallinen tapa siirtyä järkeviin toimintatapoihin taloushallinnossa
Monesti totuttu, huonokin, tapa toimia tuntuu turvallisemmalta kuin uusi ja elämää merkittävästi helpottava tapa. Tämä pätee myös taloushallinnon tehtäviin yrityksissä. Kuittien pyörittely ja erilaiset leikkaa-liimaa -urakat tuntuvat harvoin mielekkäältä ajankäytöltä. Ja silti kovin moni älykäs yksilö näin tekee – se on inhimillistä.
Kun puhutaan kirjanpidon ja muiden talouteen liittyvien tehtävien sähköistämisestä, monia yrittäjiä saattaa hirvittää yhtä paljon, kuin sähkölaskun saapuessa. Jälkimmäisen kohdalla kauhistus on perusteltua, mutta taloushallinnon kohdalla voi vetää syvään henkeä ja huokaista – pelkoon ei ole syytä. Sähköistäminen ei tarkoita vaatimuksia tekniselle osaamiselle. Todennäköisesti käytät verkkopankkia laskujen maksuun, ja jos osaat sen, osaat käyttää taloushallinto-ohjelmaa – ainakin Fennoaa.
Kolme esimerkkiä järkevämmistä toimintatavoista taloushallinnossa:
1. Myyntilaskujen hoitaminen
| Perinteinen tapa: | Järkevämpi tapa: |
|---|---|
| Laskun luonti laskutusohjelmassa |
Laskun luonti Fennoan taloushallinto-ohjelmassa |
| Laskun tulostus arkistointia (ja lähetystä) varten | Lähetys yhdellä klikkauksella kaikissa lähetysmuodoissa |
| Laskun kuoritus ja postitus TAI tallennus koneelle ja erillinen lähetys sähköpostilla | Suoritukset kohdistuvat automaattisesti reskontraan, ja muistutukset ja perintä toimii automaatioiden avulla |
| Laskujen toimittaminen kirjanpitäjälle yksittäin tai laskutusyhteenvetona | |
| Saatavien hallinta noutamalla pankista viiteaineisto ja sen vieminen laskutusohjelmaan TAI merkitään tiliotteelta käsin suoritukset |
2 . Ostolaskujen käsittely
| Perinteinen tapa: | Järkevämpi tapa: |
|---|---|
| Laskut vastaanotetaan paperisina tai sähköpostilla. | Laskut tulevat suoraan Fennoan taloushallinto-ohjelmistoon. Tietoja ei tarvitse syöttää käsin vaan ne ovat valmiina ja oikein sinua odottamassa. Näet laskun kuvana samanmuotoisena, kuin se olisi paperilla. |
| Laskut naputellaan verkkopankkiin ja maksetaan siellä. | Laskut tarkastetaan, hyväksytään ja maksetaan samassa järjestelmässä – verkkopankkiin ei tarvitse tätä varten enää mennä. Tämä voidaan myös määritellä tapahtuvaksi automaattisesti aina laskun eräpäivänä, jolloin nämäkin vaiheet voi unohtaa. |
| Laskut niputetaan ja toimitetaan kirjanpitäjälle. | Tiedot ovat valmiiksi samassa järjestelmässä kuin kirjanpito. |
| Kirjanpitäjä naputtelee laskut kirjanpitoon. |
3. Pankkiaineiston käsittely
| Perinteinen tapa: | Järkevämpi tapa: |
|---|---|
| Tilitoimisto naputtelee tiliotteiden tiedot käsin heidän käyttämäänsä taloushallinto-ohjelmaan, jolloin tietojen päivittymisessä on huomattava viive ja reskontrat on jouduttu täsmäyttämään käsin säännöllisesti. | Tiliotteen tiedot valuvat automaattisesti taloushallinto-ohjelmistoon. Näin reskontrat pysyvät ajan tasalla kirjanpidossa ja ohjelma osaa kohdistaa esimerkiksi myyntilaskuja koskevat viitesuoritukset automaattisesti oikeille laskuille. |
| Laskut naputellaan verkkopankkiin ja maksetaan siellä. | Laskut tarkastetaan, hyväksytään ja maksetaan samassa järjestelmässä – verkkopankkiin ei tarvitse tätä varten enää mennä. Tämä voidaan myös määritellä tapahtuvaksi automaattisesti aina laskun eräpäivänä, jolloin nämäkin vaiheet voi unohtaa. |
| Laskut niputetaan ja toimitetaan kirjanpitäjälle. | Tiedot ovat valmiiksi samassa järjestelmässä kuin kirjanpito. |
| Kirjanpitäjä naputtelee laskut kirjanpitoon. |
Miksi sinunkin kannattaisi ryhtyä Fennoan käyttäjäksi?
Vanhalla tavalla tarvitset laskutusohjelman, tulostimen, sähköpostin, verkkopankin ja valtavasti paperin pyöritystä. Koska kirjanpito on tarkkaa työtä, se vie vanhalla tavalla myös valtavasti aikaa ja energiaa. Järkevämmässä tavassa tarvitset vain yhden ohjelmiston – se helpottaa.
Vanha tapa saattaa tulla myös kalliiksi. On sanomattakin selvää, että saatavien hallinta voi olla epätarkkaa, sillä kaikkea ei välttämättä tule huomanneeksi. Tämä näkyy tulon menetyksinä. Siihen ei ehkä ole varaa ja onhan mukava saada kaikki ne tulot, jotka yritys on työllään ansainnut. Virheillekin on paljon tilaa, kun manuaalisia vaiheita on monta: laskuja voi jäädä huomaamatta, mikä aiheuttaa muistutusmaksuja, ja joskus lasku voi tulla kaksikin kertaa maksetuksi. Taloushallinto-ohjelmistossa näitä riskejä ei ole.
Fennoassa on aina ajantasainen kuva yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Ja tässä tapauksessa tieto ei lisää tuskaa. Sen sijaan se auttaa sinua ohjaamaan liiketoimintaasi yhä kannattavampaan suuntaan. Ja Fennoan kanssa siihen jää enemmän aikaa.
Älä siis enää pelkää, vaan hanki käyttöösi aidosti helppokäyttöinen taloushallinnon ohjelmisto – Fennoa. Saat sen asiantuntevista tilitoimistoista.