Allekirjoituksia tarvitaan yritystoiminnassa monenlaisiin dokumentteihin: esimerkiksi hallituksen pöytäkirjoihin, urakkasopimuksiin ja työsopimuksiinkin. Mutta miksi vaihtaa vanha, pitkään toiminut malli uuteen? Tässä artikkelissa käymme läpi syyt sille miksi sähköinen allekirjoitus tuo merkittäviä etuja yrityksille.
Mitä tarkoittaa sähköinen allekirjoitus ja miten se tehdään?
Sähköinen allekirjoitus voi tarkoittaa monenlaisia asioita aina dokumentin loppuun sähköisesti raapustetusta puumerkistä vahvaa tunnistautumista edellyttävään dokumentin vahvistamiseen. Tässä artikkelissa käsittelemme nimenomaan jälkimmäistä, sillä se tuo käyttäjälleen todellista hyötyä niin kätevyyden, kuin riskien hallinnankin näkökulmasta.
Miten sähköinen allekirjoitus sitten tehdään?
Järjestelmät eroavat jonkin verran toisistaa, mutta esimerkiksi Fennoassa allekirjoitusta pyytävä henkilö vie allekirjoitettavan dokumentin ohjelmaan. Siellä hän määrittelee keneltä allekirjoitukset tähän dokumenttiin pyydetään ja mikäli allekirjoituksia tarvitaan useilta henkilöiltä tietyssä järjestyksessä, määritellään myös järjestys. Sen jälkeen prosessi käynnistetään nappia painamalla. Ohjelma lähettää allekirjoituspyynnöt automaattisesti oikeassa järjestyksessä henkilöiden sähköpostiin. Allekirjoittajat seuraavat viestin ohjeita, menevät palveluun, tunnistautuvat pankkitunnuksillaan ja allekirjoittavat dokumentin ohjelmassa. Allekirjoittajien ei tarvitse olla kyseisen ohjelman käyttäjiä.
Sähköinen allekirjoitus vs. perinteinen allekirjoitus
1. Vähentää väärinkäytösten mahdollisuutta
Sähköinen allekirjoitus on timanttinen työkalu riskienhallinnassa. Vahva tunnistautuminen vaatii henkilön pankkitunnukset sekä puhelimen, ja molempien haltuun saaminen toiselta huomaamatta on vaikeaa. Kun allekirjoitukset vaativat vahvaa tunnistautumista, varmistut siitä, että allekirjoittaja todella on se henkilö, joka hän väittää olevansa.
Perinteisessä allekirjoitusprosessissa papereita käytetään toisen luona joko henkilökohtaisesti hänen luonaan käymällä, postittamalla tai sähköpostitse. Kaikki paitsi ensimmäinen vaihtoehto sisältävät merkittävän riskin sekä dokumenttien muokkaamiselle että joutumiselle vääriin käsiin. Et voi olla täysin varma allekirjoittaneen henkilöllisyydestä.
2. Säästää tulostamiselta, jalkatyöltä ja viestittelyltä
Sähköisessä allekirjoituksessa dokumentit liikkuvat ohjelmassa sähköisinä, etkä joudu tulostelemaan niitä x-määrää allekirjoituksia varten. Dokumentit myös lähetetään ohjelmasta, joten et joudu pyörittelemään sähköisiä dokumentteja myöskään sähköpostissasi.
Kehittyneimmissä ohjelmissa on vielä mahdollisuus vaiheistaa allekirjoitusprosessi niin, että määritellään missä järjestyksessä henkilöt tekevät allekirjoitukset ja prosessi käynnistyy nappia painamalla. Et siis joudu seuraamaan milloin ensin vaadittu allekirjoitus on toimitettu ja lähettämään sitten dokumentit seuraavalle.
3. Antaa ammattimaisen kuvan
Ihmiset ovat jo tottuneet sähköisiin allekirjoituksiin. Niitä on käytetty jo pitkään pankeissa ja isommissa yrityksissä, eikä niihin ole voinut välttyä törmäämästä. Kun teet sopimuksen esimerkiksi asiakkaan tai uuden työntekijän kanssa, annat toiminnastasi ammattimaisen ja luotettavan kuvan, kun toimitat sopimuksen allekirjoitettavaksi sähköisesti.
Ohjelmat sähköiseen allekirjoitukseen
Monet tahot tarjoavat ohjelmia sähköiseen allekirjoitukseen. Niitä löytyy niin pankeilta, isoilta teknologiajäteiltä kuin taloushallintojärjestelmistäkin. Kun valitset ohjelmaa sähköisiin allekirjoituksiin, huomioi ainakin nämä:
- Tarkasta sisältyykö palvelu jo käyttämääsi palveluun (se on osa esimerkiksi Fennoan taloushallinto-ohjelmaa).
- Haluatko erillisen järjestelmän vai kokonaisjärjestelmän, jolloin dokumentit ovat loogisessa paikassa ja yhteydessä muuhun tekemiseesi. Erilliset järjestelmät tekevät päivittäisestä toiminnasta monimutkaisempia ja voivat lopulta osoittautua kustannuksiltaan kalliimmiksi kuin yksi, järkevän hintainen kokonaisjärjestelmä.
- Vaatiiko ohjelma vahvan tunnistautumisen pankkitunnuksilla.
- Mahdollistaako ohjelma myös moniportaisen allekirjoitusprosessin.
Mitä maksaa sähköinen allekirjoitus?
Sähköinen allekirjoitus voi olla rajoitetussa määrin ilmainen. Tällöin allekirjoitusten määrä on kuitenkin erittäin rajattu esimerkiksi 5 allekirjoitukseen. Ilmaista aloitusta tarjoavien allekirjoitusohjelmien käyttäminen ei siis välttämättä ole paras ratkaisu pitkässä juoksussa.
Tyypillisimmin hinta vaihtelee 10-100 euron välillä kuukaudessa. Pääsetkin todennäköisesti huomattavasti halvemmalla, kun hyödynnät kokonaisjärjestelmää, jossa sähköiset allekirjoitukset toimivat osana kokonaisuutta.
Tutustu Fennoan sähköisiin allekirjoituksiin ja arkistoon
Fennoan taloushallinto-ohjelmisto pitää sisällään kirjanpidon lisäksi mm. sähköiset allekirjoitukset ja laskutusohjelman. Saatkin yhdessä paketissa muhkean paketin helppokäyttöisiä ja yhteen toimivia ominaisuuksia.
