Peppol pulpahtaa esiin siellä täällä laskutuksesta puhuttaessa. Termi ei ihan heti avaudu, eikä oikein herätä kiinnostustakaan. Kuitenkin sen pitäisi niin tehdä, sillä se on varsin merkityksellinen suomalaisille yrityksille. Erityisesti niille, jotka laskuttavat tai ottavat laskuja vastaan kansainvälisesti. Avataankin nyt termiä ja sen merkitystä liiketoiminnalle.
Mikä on Peppol?
Peppol on kansainvälistä verkkolaskuttamista. Se on EU:n tukema hanke, jossa on haluttu luoda yksi kansainvälinen malli välittää verkkolaskuja. Mallissa otetaan kantaa sanoman sisältöön ja varmistetaan laskujen perillemeno ja mahdollisuus maksaa se mm siten, että osoite on aina oikein ja pankkitilinumero sisältyy laskuun.
Peppol-laskujen tiedot tarkastetaan hyvin tarkasti ennen kuin lasku lähtee liikkeelle. Tämä varmistaa laskun oikeellisuuden, perille menemisen ja tekee laskun liikkumisesta eri järjestelmissä sulavaa.
Peppol-laskun laatu onkin todella hyvällä tasolla. Niin hyvällä, että mukaan on lähtenyt paljon maita myös EU:n ulkopuolelta. Peppol-verkostossa on mukana mm. Australia ja Singapore. Peppolin vahvuutena onkin laadun lisäksi verkoston laajuus. Katso kattava listaus Peppolissa mukana olevista maista.
Suomessa on ollut jo pitkään kaksi verkkolaskuformaattia: Finvoicen ja TEAPPSXML. Työ laskutusstandardien parissa on ollut uraa uurtavaa ja ansiokasta. Näiden mallien verkostot rajoittuvat kuitenkin vain Suomeen ja mallit mahdollistavat laskujen lähtemisen puutteellisilla tiedoilla, mikä osaltaan voi vaikuttaa laskujen perille menoon ja käsittelyyn.
Signaalia on ilmassa myös siitä, että isot yritykset olisivat Suomessa siirtymässä Peppoliin, vaikka laskutetaan vain Suomen sisällä. Tulevaisuudessa onkin mahdollista, että kotimaiset mallit jäisivät pois. Tämä ei kuitenkaan vielä ole ajankohtaista, sillä ne mahdollistavat koontilaskutuksen ja kuluttajalaskutuksen, mitkä eivät ainakaan vielä onnistu Peppolilla. Malleja voi onneksi käyttää rinnakkain ja ne täydentävät toisiaan hyvin.
Mitkä ovat Peppolin hyödyt liiketoiminnalle?
Liiketoiminta on yhä enemmän kansainvälistä. Yrityksillä on usein tarve joko vastaanottaa tai lähettää laskuja luotettavasti ja nopeasti myös yli rajojen. Tästä syystä kansalliset verkkolaskustandardit eivät enää useinkaan olekaan paras tai järkevin vaihtoehto. Verkkolaskutuksen tulee soida moitteetta ja pelata ristiin eri maiden välillä. Peppol helpottaakin kaupankäyntiä yli rajojen.
Peppolin liiketoiminnalliset hyödyt:
1. Tehostaa laskujen käsittelyä
Jokainen tietää miten paljon helpompaa verkkolaskujen kanssa toimiminen on sen sijaan, että lähetettäisiin lasku kirjeitse tai sähköpostitse. Työn määrä ja virhesyötteet kertautuvat vanhoilla metodeilla, kun laskua käsitellään ihmisvoimin ja siirretään kirjanpitoon ja maksatukseen.
Kansainvälisessäkään kaupassa ei olekaan enää tarpeen tyytyä tähän, vaan voi tehostaa toimintaa käyttämällä verkkolaskuja, joiden RF-viitenumerot helpottavat maksujen laskuihin kohdistumista.
2. Varmistaa ja nopeuttaa maksuliikennettä
Kun standardi on luotu laadukkaaksi, se validoi tietoja ja varmistaa, että laskun toimittamista varten annetut tiedot ovat oikein, jolloin lasku menee varmasti perille. Kun oston kierrätys ja maksaminen liikkuu sähköisessä järjestelmässä eikä laskun käsittely vaadi manuaalivaiheita, se pystytään käsittelemään nopeasti ja laskun lähettäjä saa kotiutettua rahat nopeasti. Näin maksuliikenne ja kassanhallinta tehostuvat merkittävästi.
3. Nopeuttaa tavaraliikennettä
Mikäli tarvitset tavaraa vaikkapa tehtaalta Italiasta, tavara lähtee nopeammin liikkeelle, kun tuo tehdas pystyy lähettämään ja sinä pystyt vastaanottamaan Peppol-laskuja. Lasku saapuu lähes reaaliaikaisesti ja varmasti perille ja tulee nopeasti käsitellyksi.
4. Parantaa tietojen hyödynnettävyyttä
Tiukemman laskuformaatin yleistyminen mahdollistaa parempaa raportointia laskudatasta, parempaa analysointia ja automatisointia noin yleensä.
Esimerkiksi tuotehaut ja tiliöintiehdotukset ostolaskuilta saadaan tarkemmiksi ja eri toimittajien laskut ovat paremmin vertailukelpoisia datan osalta. Tällä hetkellä ongelma voi olla se, että laskun kuvalla on hyvinkin tarkasti tietoja esimerkiksi tuotteista, mutta kansallisissa verkkolaskuissamme vain maininta “kuvan mukaan” ilman yksilöivää tuotekoodia.
Miten saan Peppolin yritykseni käyttöön?
Uskomme, että Peppol on vahva suunta, johon ennemmin tai myöhemmin siirrytään. Se on aito mahdollisuus parantaa verkkolaskujen käytettävyyttä ja hyödynnettävyyttä. Se kannattaakin ottaa suomalaisten mallien rinnalle käyttöön.
Peppolin käyttöönotto vaatii palvelun, joka on mahdollistanut mallin mukaisten verkkolaskujen vastaanoton ja lähetyksen. Esimerkiksi Fennoasta voi jo lähettää Peppol-laskuja, eikä käyttöönotto vaadi erillisiä toimenpiteitä Fennoan käyttäjältä. Peppol-vastaanoton Fennoaan voit pyytää aktiiviseksi tilitoimistostasi.
Eikö sinulla ole vielä Fennoaa käytössäsi?
Saat Fennoan käyttöösi asiantuntevista tilitoimistoista.