Ruttuiset kuitit lompakon pohjalla, vastenmielinen kirjautuminen matkalaskuohjelmaan, huokaus. Siitä se taas lähtee, nimittäin kuukausittainen kuittipäivä. Tämä kuittirumba ja matkalaskujenkka ovat tuttuja liian monelle suomalaiselle. Siitä kielii SAP Concurin tutkimusraportti.
SAP Concurin tutkimuksen mukaan 61 % suomalaisista haluaisi, että matka- ja kululaskuprosessit automatisoitaisiin. Luku voisi olla suurempikin, jos myös pieniltä yrityksiltä kysyttäisiin. Mitä automatisointi sitten tässä tarkoittaa, vaihtelee varmasti vastaajasta toiseen. Taustalla on kuitenkin tarve tehdä matka- ja kululaskujumpasta vähemmän hikinen.
Haastattelimme aiheesta Tilipalvelu SERin Riku Tuonosta ja keräsimme häneltä vinkit näiden prosessien hiomiseen.
Kuopat matka- ja kululaskujen hoitamisen tiellä
Tilipalvelu SERillä on paljon asiakkaita, jotka reissaavat työssään päivittäin. Näihin lukeutuvat esimerkiksi myyjät sekä monet huolto- ja hoitoalan ihmiset. Tässä ryhmässä kilometrejä ja kuluja kertyy, ja sen vuoksi matka- ja kululaskuprosessien hiomiseen kannattaakin kiinnittää aivan erityistä huomiota. Prosessiin liittyy paitsi ohjelma, myös yrityksen linjaukset sille, miten toimitaan.
Rikun mukaan paljon on vielä tehtävissä prosessien sujuvoittamiseksi: “On vielä paljon niitä ihmisiä, jotka haluavat pitää toimistopäivän ja käydä kerralla koko kuun ajot ja kulut läpi. On myös jonkun verran niitä, jotka haluavat yhä merkata matkat Exceliin ja toimittaa tiedot siinä muodossa tilitoimistolle. Eikä kaikilla ole vielä matka- ja kululaskuohjelmaa käytössään.”
Riku kertoo, että prosessien sujuvoittaminen auttaisi monia yrityksiä merkittävästi. “Hidasteena ovat lähinnä totutut tavat ja rutiinien puute. Monet voivat kokea uudet toimintatavat ja ohjelmat usein haasteena, ja jos ohjelmaa käyttää harvakseltaan, sen toiminta unohtuu. Näin kynnys sen käyttöön vaan kasvaa.”
Kauppalehden artikkeli mainitsi muina esteinä matka- ja kululaskujen tekemiselle sen, ettei etätöissä ole kuittien tallentamiseen vaadittuja työvälineitä.
Näin hoidat matka- ja kululaskuprosessit kuntoon yrityksessäsi
Voit parantaa sekä itsesi, että yrityksesi työntekijöiden viihtyvyyttä ja vähentää tuskastuttavaa kuittiurakkaa tekemällä muutamia muutoksia. Tässä Rikun vinkit matka- ja kululaskurumban kesyttämiseen:
- Huolehdi, että käytössänne on nykyaikainen matka- ja kululaskusovellus.
- Tositteet voi kuvata kännykällä suoraan ohjelmaan.
- Sovellusten käyttöliittymän odotetaan nykyään olevan intuitiivinen. Ominaisuudet on sijoiteltu niin, että ne löytyvät sieltä, mistä niitä luontaisesti etsitään. Tämä helpottaa ihmisiä, jotka käyttävät ohjelmaa harvoin.
- Matka- ja kululaskut voi tehdä heti pois päiväjärjestyksestä, paikasta riippumatta. Näin työ ei kasaannu.
- Kilometrejä ei tarvitse hakea Googlesta tai laskeskella trippimittarista, vaan ohjelma laskee ne käyttäjän puolesta.
- Matka- ja kululaskujen tila on helppo tarkastaa.
- Tilitoimiston ei tarvitse naputtaa tietoja exceleistä ohjelmaan ja työmäärän pieneneminen vähentää kustannuksia.
- Tiedot menevät automaattisesti tulorekisteriin.
- Tee selkeä linjaus yrityksen yhteisistä toimintatavoista ja aikatauluista
- Kaikki käyttävät samaa ohjelmaa: Pääsette eroon eri tapojen ja poikkeusten aiheuttamasta kaaoksesta.
- Kaikki toimivat samalla logiikalla. Esimerkiksi mikäli matkoja kertyy runsaasti, voitte vaikka sopia, että kukin tekee yhden matkalaskun joka kuukaudelle ja lisää sinne matkoja sitä mukaa, kun niitä tulee.
- Aikataulu korvausten maksuun on ennakoitavissa, kun laskut, niiden hyväksyntä ja maksut tehdään sovitusti.
- Kesytä muutosvastarinta
- Auta työntekijöitä alkuun perustelemalla miksi linjaukset on tehty ja esittelemällä ohjelman hyödyt.
- Rohkaise käyttöä omalla esimerkilläsi.
- Tarjoa apuasi mikäli kysymyksiä tai ongelmia ilmenee.
Joko olet tutustunut Fennoa Mobiiliin?
Fennoa Mobiililla matka- ja kululaskut hoituvat vaikka lennossa! Lue lisää matkalaskusovelluksesta.
