Kajaanin Tilitaito Oy:ssä asiantuntijat viihtyvät. Heillä lyhin työsuhde on ollut 11 vuotta ja pääosa on ollut talossa jo useampia vuosikymmeniä - jopa 42 vuotta. Kun työntekijät viihtyvät saman työnantajan palveluksessa näin pitkään, omaksuvat jatkuvasti uutta ikään katsomatta ja jaksavat palvella asiakkaita erinomaisesti, työnantaja on onnistunut tehtävässään. Erityisesti, kun alalla on huutava pula tekijöistä.
Haastattelimme Akseli Leppästä, Kajaanin Tilitaito Oy:n toimitusjohtajaa siitä, miten he onnistuvat houkuttelemaan osaajia riveihinsä ja pitämään heistä niin hyvin kiinni.
1. Asiantuntija kohdataan ihmisenä
Usein toimintaa kehitettäessä työntekijöitä käsitellään lähinnä henkilötyöpäivinä. Ajatellaan, että yksi tunti vastaa tiettyä työmäärää. Näin olisikin, mikäli puhuttaisiin koneista. Kajaanin Tilitaito Oy:n Akseli katsoo asiaa laajemmasta näkökulmasta. Asiantuntijat nähdään ihmisinä ja toimintaa kehitetään tämä näkökulma huomioiden.
2. Kehityksen lähtökohtana asiantuntijoiden elämän helpottuminen
Muutos ei ole mitään uutta. Tilitoimistojen toiminta on kehittynyt aimo harppauksia 50-luvulta, jolloin lukuja pyöriteltiin tilikirjoissa. Akseli ja Timo Leppänen esittelevätkin erilaisia laitteita vuosikymmenten varrelta. Niiden kautta on helppo nähdä, että muutos on mitä pysyvin tila.
Ketterä kunkin ajan haasteiden haltuun otto ja mukana pysyminen edellyttävät, että muutoksiin suhtaudutaan avoimesti. Kun on kyse ihmisistä, uudet asiat voivat kuitenkin jopa pelottaa. Avoimen ja uteliaan ilmapiirin luominen onkin oma taiteenlajinsa. Samoin muutosten syiden havainnollistaminen. Kun ymmärretään miksi mikäkin muutos tapahtuu, siihen on helpompi suhtautua myönteisesti. “Painotan aina, että minä teen kehitystä helpottaakseni henkilökunnan elämää”, Akseli kertoo.
Pelit ja vehkeet toimivat
Akseli on valinnoissaan huolehtinut siitä, ettei asiantuntijoiden tarvitse tuskailla takkuavien työkalujen tai ohjelmien kanssa. “Meillä ei mene kellään aikaa siihen, etteivät pelit ja vehkeet toimi. Se lisää työmotivaatiota hurjasti, kun työ sujuu.”
“Ohjelman käytettävyys on omaa luokkaansa. Meillä kirjanpitäjät ovat tykänneet Fennoasta hurjasti, koska tiliöinti on tosi helppoa ja nopeata. Toinen esimerkki on tulorekisterivarmenteen uusiminen, mikä onnistuu ilman ohjeita kahdella hiiren klikkauksella! Toiminto on on ihan uskomattoman näppärä, nopea ja selkeä.”
“Kolmas hyvä esimerkki on pankkipalvelusopimuksen laatiminen yritykselle. Tilinumero Fennoaan -> klikkaa Toiminnot -> Lataa valtuutuslomake -> heitä asiakirjoihin -> allekirjoitukseen. Koko prosessiin meni noin 15 sekuntia. Sitten sopimus on Fennoassa tallessa ja löydettävissä, jos pankin kanssa tulee ongelmia. Kuka tahansa pystyy hoitamaan nuo ongelmatilanteet. Kuka tahansa voi myös lähettää sopimuksen pankkiin käsiteltäväksi, kun se löytyy Fennoan asiakirjoista.
Ennen pankkipalvelusopimukseen kului jokaisen asiakkaan kohdalla ainakin 5-10 minuuttia: Täytä lomake, katsele kaikki perustiedot kuntoon, kaivele niitä tietoja jostain -> laita allekirjoitukseen -> odota, että allekirjoitus on valmis -> kirjaudu palveluun ja laita sopimus pankkiin. Fennoa-asiakkaiden kohdalla tämä olisi meillä jo 2000 minuuttia eli melkein 34 tuntia täysin turhaan työhön. Ja jos ongelmia ilmeni, niin kelläpä oli pääsy minun sähköpostiin, jos sitä ei oltu vielä minnekään yhteiseen paikkaan tallennettu.”
Työkuormaa on tasoitettu ja toistuvia rutiinitehtäviä vähennetty
Tilitoimiston työ on perinteisesti ollut hyvin suorittavaa. Nykyisin teknologisilla ratkaisuilla voidaan poistaa puuduttavaa ja toistuvaa rutiinityötä, jolloin asiantuntijan työnkuva muuttuu mielekkäämmäksi.
“Aiemmin meidän Ullan tehtävänä oli huolehtia, että kun paperipinkka on loppumassa niin metsästetään lisää. Näin meni työaikaa melkoisesti hukkaan ja viimeiset pari viikkoa oli hirveä kiire. Fennoan myötä pääsimme ALV-kierteestä pois, eikä esimerkiksi tilinpäätösaika ole niin ruuhkainen. Näin työkuormamme on muuttunut tasaisemmaksi läpi kuukausien ja vuoden.”
Tämän mahdollistaa mm. se, että asiakkaat on johdettu käyttämään Fennoaa laajasti ja yritysten aineisto kertyy Fennoaan tasaisesti. “Digitaalinen tilinpäätös puolestaan helpottaa kevään rumbaa valtavasti. Työvaiheita on jäänyt jokaisen asiakkaan kohdalta melkoisesti pois myös tämän osalta.”
3. Ylitöitä ei tehdä
Järkevät toimintatavat ja Fennoan laaja hyödyntäminen ovat tuoneet selkeää ajan säästöä Kajaanin Tilitaito Oy:n asiantuntijoille: “Ylitöitä meillä ei tehdä - aika riittää.” Kun työntekijät eivät joudu jatkuvasti venymään, he ovat tyytyväisempiä ja virkeämpiä, mikä taas säteilee paitsi työilmapiiriin, myös hyvänä palveluna asiakkaille asti.
Akseli on hyvin perillä ajan ilmiöistä, kehityssuunnista sekä siitä, ettei asiantuntija ole robotti: “Työn tehokkuus ei parane niin, että tuijotetaan ruutua 8-16. Työaika tulee lyhenemään.” Muutos ei pelota Akselia. sillä Kajaanin tilitaidolla työn tehostamiseen panostetaan aivan toisin, kuin työtunteja lisäämällä: hyvällä ohjelmalla, järkevillä työtavoilla ja johtamalla asiakkuuksia alusta saakka mahdollisimman digitaalisiksi.
4. Etätyö tuo joustavuutta
Korona toimi tilitoimistojen suhteen uusien mahdollisuuksien ajurina. Asiakkaat tottuivat toimimaan verkossa ja etätyöstä tuli arkea. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa tämän myös tilitoimistoille.
”Fennoan mahdollistamien etätyömahdollisuuksien myötä tulevaisuudessa töitä voi tehdä ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä mahdollistaa tilitoimistolle täysin uudenlaisen organisaatiomallin, jossa mahdollisesti konttoritoiminnat jää kokonaan pois. Todennäköisesti tämä tulee lisäämään työtyytyväisyyttä ja samalla pienentää tilitoimiston kustannuksia, kun tiloja ei tarvita niin paljoa”.
“Meillä jokainen voi jo nyt tehdä töitä missä haluaa. Niin pitkään kun työt sujuu, en rupea vahtimaan kahvitunteja yms. Tehdään kollektiivisesti töitä, niin kaikki jaksavat ja hoitavat hommansa yhteisesti.”
5. Virheen sattuessa ei syytetä ketään
Virheitä sattuu kaikille, niille kaikista tarkimmillekin. Kajaanin tilitaidolla tämä ymmärretään: työntekijöillä ei ole omia asiakkaita, mikä mahdollistaa sen, että virheitä voidaan käsitellä neutraalisti. “Virheen sattuessa ei syytetä ketään, vaan käydään asia läpi asiana. Tämä vähentää pelkoa – ja kun ei ole pelon ilmapiiriä ollaan avoimempia myös uuden oppimiselle.”
6. Tarjotaan uutta oppia säännöllisesti
Kajaanin Tilitaito Oy:n henkilökunta haluaa pysyä ajan tasalla niin alan kuin ohjelmiston suhteen. Tähän vaikuttanee Akselin oma asenne ja kiinnostus ajan ilmiöihin ja mahdollisuuksiin. Aleksi näkee koulutuksen tärkeänä osana toiminnan kehitystä ja henkilökunta osallistuu koulutuksiin mielellään.
“Meillä on kaiken ikäisiä työntekijöitä, eikä uuden oppiminen ole jäänyt iästä kiinni. Ei kannata ajatella liian vaikeasti, sillä kouluttautua pitää joka tapauksessa. Opiskellaan alaa, mutta myös ohjelmistoja. Kun koulutuksessa löytyy toiminto, jolla saadaan vaikka yksikin napin painallus pois, työn säästön määrä kertautuu ajan ja asiakasvolyymin myötä. Samalla, kun ohjelman käyttöä oppimalla käsistä saadaan pois puuduttavaa ja yksitoikkoista työtä, työ muuttuu yhä mielekkäämmäksi.”
Taloushallinnon opiskelu kannattaa
Akseli näkee taloushallintoalan erinomaisena valintana: “Robotit ovat hyvä apu taloushallinnon asiantuntijalle, mutta töitä ne eivät vie. Ihminen tarvitaan joka tapauksessa ja automaatiot vaan tekevät työstä mielekkäämpää. Ihminen tekee päätökset talouteen liittyen ja rahaliikennettä on jokaisessa yrityksessä. Siksi taloushallintoa kannattaa opiskella. Vaikka ala ei osoittautuisikaan juuri oikeaksi, koulutus toimii ponnahduslautana mihin tahansa yritykseen.”
Lue kokemuksia Fennoasta
Kurkkaa millaisia kokemuksia Kajaanin Tilitaidolla on Fennoasta!
