Tilinpäätösten yhteydessä tilitoimistoja työllistävät usein skannailu, sähköpostittelu ja allekirjoitusten metsästäminen. Kirjanpitäjänä tiedät, että sinulla olisi muitakin, enemmän asiantuntemusta vaativia tehtäviä. Onneksi voit päästä helpommalla – ja pienentää samalla virheiden riskiä. Rakenteinen, digitaalinen tilinpäätös on tätä päivää ja viranomaisetkin sitä haluavat.
Mitä digitaalinen tilinpäätös tarkoittaa?
Digitaalisilla tilinpäätöksillä viitataan tässä artikkelissa iXBRL-muotoisiin rakenteellisiin tilinpäätöksiin. iXBRL-muotoisissa (Inline eXtensible Business Reporting Language) tilinpäätöksissä tiedot esitetään standardien ja luokitusten mukaisesti yhtenäisellä tavalla. Usein puhutaankin rakenteisista tilinpäätöksistä.
Jotta digitaalisuus olisi hyödynnetty kokonaisuudessaan, tarvitaan vain hyvä kirjanpito-ohjelma, joka koostaa tilinpäätökset automaattisesti rakenteiseksi dokumentiksi, ja yhteys tuon ohjelman ja PRH:n välille. Sen avulla lähetät napin painalluksella tilinpäätöksen suoraan kirjanpito-ohjelmasta PRH:lle.
Ja ei, hyödyntääksesi digitaalisuutta et tarvitse teknistä osaamista! Mutta siirretäänpä katse siihen, mitä digitaalisuudella saavutetaan.
Mitkä ovat digitaalisten tilinpäätösten hyödyt tilitoimistolle?
Pelkkä digitaalisuus ei ole arvo sinänsä. Jotta tilinpäätöksiin liittyvä työ olisi mahdollisimman vaivatonta, siihen liittyvän tiedon halutaan:
- koostuvan mahdollisimman automaattisesti
- siirtyvän automaattisesti PRH:lle ja Verohallintoon sekä olevan helposti muiden sidosryhmien käytettävissä
- näkyvän muodossa, joka helpottaa tiedon tulkintaa
Sen lisäksi halutaan poistaa jalkatyötä ja lisätä turvallisuutta allekirjoituksiin liittyen.
Kaikki tämä on saavutettavissa – helposti.
Miten voin tehdä digitaalisen tilinpäätöksen?
Tässä käymme läpi miten voit tehdä digitaalisen tilinpäätöksen Fennoalla.
Tilinpäätöksen koostaminen
Jos yrityksen kirjanpito on Fennoassa, tilinpäätöksen teko on hyvin yksinkertaista. Ohjelma muodostaa tilinpäätöksen automaattisesti, tilitoimisto tarkastaa ja täydentää tiedot ja varmistaa, että mukana ovat kaikki tarvittavat liitetietojen kohdat esimerkiksi lainoihin liittyen. Seuraavana vuonna voi kopioida edellisvuoden tilinpäätöksen pohjaksi, jolloin liitetietojen kohtia ei joka kerta tarvitse lisätä erikseen. Työvaiheet vähenevät ja virheiden riski pienenee.
Myös tilinpäätöksen tase-erittely sisäiseen käyttöön koostuu automaattisesti.
Allekirjoitusten kerääminen
Seuraavaksi tilinpäätös lähetetään allekirjoituskierrokselle. Sinun ei tarvitse käyttää erillistä sähköisten allekirjoitusten ohjelmaa tai metsästää allekirjoituksia ympäriinsä. Kaikki hoituu Fennoassa.
Allekirjoitusten lähetyksessä kirjanpitäjä voi määritellä järjestyksen sille, ketkä allekirjoittavat dokumentin ensin ja kuka näiden ensin määriteltyjen jälkeen. Esimerkiksi ensimmäiseen vaiheeseen määritellään hallituksen jäsenien allekirjoituspyynnöt ja toiseen tilintarkastajan. Kun hallituksen jäsenten allekirjoitukset on tehty, ohjelma lähettää allekirjoituspyynnön tilintarkastajalle.
Digitaalinen allekirjoitus on turvallinen, sillä voit pyytää allekirjoittajalta vahvaa tunnistautumista pankkitunnuksilla. Turvallisuutta lisää myös se, että tilinpäätös liikkuu järjestelmässä yhtenä kokonaisuutena, eikä muutoksia voi allekirjoitusten jälkeen tehdä.
Tilintarkastus
Jos yrityksen kirjanpito ja tilinpäätös on tehty Fennoassa, tilintarkastaja pystyy tekemään tilintarkastuksen suoraan Fennoassa ja ottamaan sieltä myös tositeaineistoa. Tilintarkastaja voi porautua lukuihin tositetasolla. Näin säästytään mappien ja muun materiaalin toimittamiselta.
Tilinpäätöksen lähetys PRH:lle
Fennoassa on suora yhteys PRH:lle. Tämä tarkoittaa sitä, että tilinpäätöksen voi lähettää heille suoraan “nappia painamalla”. Mikäli tilinpäätös on toimitettu PRH:lle ajoissa, verohallinto saa tilinpäätöstiedot PRH:lt. Näin viranomaisille raportointi hoituu näppärästi.
Digitaalinen tilinpäätös Fennoassa – hyödyt pähkinänkuoressa
- Ajansäästö – automaatiot poistavat tiedon siirron tarvetta, allekirjoitusten helppo hallinta, tietojen toimittaminen vaivatonta (PRH, tilintarkastaja).
- Turvallisuus – vahva tunnistautuminen, tiedon oikeellisuus, dokumentin taattu muuttumattomuus allekirjoitusten jälkeen.
Digitaaliset tilinpäätökset ovat olleet arkea Fennoalle jo lähes 4 vuoden ajan. Haluaisitko sinäkin harkita niitä tilitoimistosi käyttöön? Varaa etäesittely, niin pääset tutustumaan ohjelmaan tarkemmin!
