Runo-hotelli nousee komeana Porvoon vanhan kaupungin portilla. Sen julkisivua koristavat Kalevala-aiheiset kaiverrukset. Runo-hotelli edustaakin suomalaista kulttuuria, mikä näkyy hotellissa kaikkialla. Runo on nuoresta iästään huolimatta jo kansainvälisesti palkittu täyden palvelun huippuhotelli. Sieltä löytyvät majoituksen lisäksi ravintola, spa, kokoustilat, elämyksiä ja aktiviteetteja.  Runo, samoin kuin toinen suomalainen huippuhotelli, St. George, on osa Design Hotelsia, jonka omistaa Marriot. Takana ovat siis suuret voimat.

Haastattelimme hotellin toimitusjohtajaa, Erkka Hirvosta siitä, millaisia kokemuksia heillä on taloushallintojärjestelmä Fennoasta.

Hotelli on vaativa kirjanpidollinen ympäristö

2021 perustetun Runo-hotellin liikevaihto on tällä hetkellä (2023) noin 3 miljoonaa ja henkilöstöön kuuluu noin 30 henkilöä, riippuen sesongista.

Erkka kertoo, että hotelli on erittäin haastava kirjanpidollinen ympäristö: “Näin pieneen liikevaihtoon nähden on paljon ristiinostoja ja tilitapahtumia, monia kustannuspaikkoja, myyntitilejä, tosi paljon laskutusta yms. Kirjanpitäjälle on haastavaa, kun samoista laskuista voi mennä tavaraa monelle osastolle. Järjestelmän on taivuttava tekemään monimutkaista kirjanpidollista toimintaa ja tuloslaskelmaseurantaa.”

“Tapahtumia on tosi paljon ja ne jakautuvat ensinnäkin eri osastojen, mutta myös eri toimintojen välille.”

Monimutkaisuus sisältää myös erilaisia avainohjelmia, kuten kassajärjestelmät ravintolassa ja hotellissa. Integraatiot ovatkin Runo-hotellille tärkeitä: “Niiden avulla voidaan automatisoida laskutusta paremmaksi. Tieto siirtyy Restolutionista Fennoaan automaattisesti päivittäin.”

Miksi juuri Fennoan taloushallintojärjestelmä?

Runo-hotelli löysi Fennoan tilitoimiston suosituksesta: “Kirjanpitäjä suositteli vahvasti Fennoaa ja koska olemme uusien dynaamisten tahojen tukija, Fennoa istui ajatusmaailmaamme.” Erkka kertoo. “Pääsyynä ehkä kuitenkin oli Fennoan integroitavuus. Meillä on haastava järjestelmäinfrastruktuuri, mikä vaatii integraatioita toimiakseen jouhevasti.”

Fennoa Mobiili käytössä matka- ja kululaskuissa ja kuittien tallennuksessa

Laskujen tarkastus tehdään Runo-hotellilla selainversiolla, koska silloin on helpompi tarkastaa myös rahtikirjat. Fennoa Mobiilia käytetään matka- ja kululaskuihin, sekä kuittien tallentamiseen silloin, kun ostoja tehdään yhtiön kortilla: “Matka- ja kululaskut on Fennoa Mobiilin kautta tosi helppoja. Kun yhtiön korttia käyttää niin kuittien lataamiseen sovellus on tosi kätevä. Tietojen automaattinen tunnistaminen kuitin kuvasta on tosi upeaa.” Erkka toteaa.

Palkanlaskentaohjelma toimii erittäin hyvin

Runo-hotellin tilitoimisto, Auctora, hoitaa palkanlaskennan Fennoassa ja Erkalle se on datapankki palkanlaskuun: “Fennoa toimii hyvin ja selkeästi. Se on palkkojen hyväksyntään ja seurantaan erittäin hyvä järjestelmä.”

Fennoan taloushallintojärjestelmän parhaat puolet

Runo-hotellilla tilitoimiston suositus on todettu perustelluksi ja Fennoan taloushallintojärjestelmä toimivaksi valinnaksi. Henkilökunnaltakaan ei ole tullut mitään negatiivista palautetta, mikä on Erkan mukaan erittäin positiivinen signaali.

Erkka listaa Fennoan parhaita puolia Runo-hotellin näkökulmasta:

1. Nopeus, järjestelmä ei jumita ja toimii moitteetta, eikä käyttökatkoksia juurikaan ole.
2. Käytettävyys. Fennoa on helppokäyttöinen ja looginen.
3. Toimii haastavassa kirjanpidollisessa ympäristössä: “Kätevä monella yrityksellä pelatessa.”
4. Modernisuus, on paljon moderneja toimintoja.
5. Integroitavuus.

Erkka toteaa, että Fennoa sopii useimmille yrityksille: En usko, että yrityksen koolla olisi mitään merkitystä, Fennoa taipuu varmasti joka suuntaan. Haastavaan kirjanpidolliseen ympäristöön järjestelmä on nopea ja luotettava, ja taipuu monenlaiseen integraatioiden näkökulmasta.”