Kajaanin Tilitaito: kokemuksia Fennoasta - ajan säästöä ja tyytyväisiä asiakkaita

Kajaanin Tilitaito on tarjonnut taloushallinnon palveluja asiakkailleen vuodesta 1957. Vuosien saatossa tilitoimisto on huolehtinut ajan tasalla pysymisestä ja jatkuvuudesta kehittämällä toimintaansa rohkeasti. 

Jututimme nykyistä yrittäjää, Akseli Leppästä, joka vetää puolisonsa Reetan kanssa isovanhempiensa aloittamaa toimintaa. Akselia kuunnellessa on selvää, että työhön on laitettu huomattavasti ajatusta ja toimenpiteitä tehdessä johdetaan kokonaisuutta. NPS (Net Promoter Score) on huikeat 91 ja työsuhteiden pituudet ovat pääosin kymmeniä vuosia, pisimmillään 42 vuotta. Jotain on tehty oikein.

Tyytyväisiä asiakkaita Inkoosta Nuorgamiin - NPS 91

Kajaanin Tilitaito Oy:llä on kunnia-asianaan hoitaa asiakkuuksia erinomaisesti. Tehokkailla työkaluilla 15 henkinen tiimi hoitaa yli 550 asiakasyritystä Inkoosta Nuorgamiin - ja toimistoja on vain yksi. Työsuhteet ovat poikkeuksellisen pitkiä eikä asiakaspoistumaa juuri ole. Pisimmät asiakassuhteet ovat vuodelta -58 ja Net Promoter Score on huikeat 91. Miten tämä on mahdollista?

Työskentely on tehokasta ja ohjelma hoitaa rutiininomaiset tehtävät

Akseli haluaa, että työskentely on tehokasta ja kaikki löytyy samasta ohjelmasta. Tämä poistaa turhia pomppimisia ohjelmasta toiseen. “Seuraan asioita tarkkaan. Huomasin Fennoan jo 2015 ja jäin odottamaan ohjelman kehittymistä. Kun siihen tuli palkanlaskenta, otimme Fennoan käyttöömme. Nyt meillä on siellä 200 täyssähköistä asiakasta ja määrä kasvaa.”

“Fennoan taloushallinto-ohjelma vapauttaa meidän aikaa. Esimerkiksi myyntilaskumaailma pyörittää itse itseään ja tulee siinä ohessa. Aiemmin se oli paperimaailmaa: nippu laskuja ja niiden manuaalista tarkastamista. Ennen yksi ihminen pystyi hoitamaan maksimissaan 10 asiakasta hyvin. Nyt tilanne on aivan toinen.”

“Ohjelman käytettävyys on omaa luokkaansa. Esimerkiksi tulorekisterivarmenteen uusiminen onnistuu ilman ohjeita kahdella hiiren klikkauksella! Toiminto on on ihan uskomattoman näppärä, nopea ja selkeä.”

Fennoaa käytetään kattavasti - digitaalisuusaste on korkea

Akseli on rakentanut palvelumallin ja hinnoittelun niin, että paperista on päästy eroon. 99,5% Fennoaa käyttävistä asiakkaista hyödyntää ohjelmaa laajasti. Laaja käyttö mahdollistaa, että automaatioita ja ominaisuuksia voidaan hyödyntää täysimääräisesti, mikä johtaa työn merkittävään tehostumiseen.

Laaja käyttö on saatu aikaan hinnoittelumallilla, jossa kynnykset ohjelman laajaan käyttöönottoon on hiottu mataliksi:

“Koska aikaa säästyy merkittävästi niin hyväksytään se, että esimerkiksi avausmaksut menevät meiltä, eikä asiakkaan tarvitse niitä miettiä. Meidän käyttämä aika asiakkaaseen pienenee näin merkittävästi mikä mahdollistaa isomman asiakasmäärän per henkilö. Hinnoittelua kannattaakin ajatella isompana kokonaisuutena ja pitkällä tähtäimellä.”

Fennoan käytettävyys helppo myös yritysasiakkaan näkökulmasta

Akselin mukaan Fennoa on todella helppokäyttöinen, mikä on luonnollisesti mieleistä asiakkaille: “Fennoa on erittäin helppo laittaa asiakkaalle käyttöön. Siinä on mietitty käyttäjänä yritystäkin, eikä siellä ole ylimääräisiä nappeja. Monissa ohjelmissa yritysasiakkaalta menee sormi suuhun, kun ihan perustoiminnot, kuten haku, ovat tosi hankalia.”

Käytettävyyden suunnittelussa on huomioitu joustavuus: “Fennoa mukailee tekemistä. Esimerkiksi voi aloittaa myyntilaskun teon ilman että asiakasta tai tuotetta on luotuna. Ne tulevat luoduiksi siinä samalla.”

Kirsikkana kakun päällä on Fennoa Mobiili. Se helpottaa entisestään asiakasta ja auttaa häntä esimerkiksi tekemään matkalaskut ajoissa.

“Asiakkaita tulee meille myös niin, että heillä on ehtona Fennoan säilyminen heidän käytössään. Tämä kertoo ohjelman käytettävyydestä ja kattavuudesta aika paljon.”

Asiakkaat hoidetaan yhteisesti - ei dedikoituja kirjanpitäjiä

Kajaanin Tilitaito Oy ei nimeä asiakkailleen omia kirjanpitäjiä. “Näin vältytään henkilöriskiltä. Meillä kaikki pystyvät selvittelemään kaikkien asiakkaitten asioita, eivätkä yksittäisen kirjanpitäjän lomat tai sairastumiset aiheuta viiveitä asiakkaan asioiden hoitamisessa.”

Palvelu saatavilla sijainnista riippumatta

Fennoa mahdollistaa tehokkuuden lisäksi myös riippumattomuuden ajasta ja paikasta. Korona on Akselin mukaan muuttanut yritysten tapaa toimia ja nykyisin halutaankin käydä vähemmän paikanpäällä. Tämä on avannut ovia myydä palvelua ympäri Suomen.

Kajaanin tilitaidon asiakkaista valtaosa on Kainuusta, mutta seuraavaksi isoin osa tulee pääkaupunkiseudulta. “Meillä paljon asiakkaita, joita en ole kuuna päivänä nähnytkään ja pääosa paikallisistakin asiakkaista hoituu täysin sähköisesti.”

Asiantuntijoista pidetään huolta

Kun työntekijät viihtyvät saman työnantajan palveluksessa kymmeniä vuosia, omaksuvat uusia asioita ikään katsomatta ja jaksavat palvella asiakkaita erinomaisesti, työnantaja on onnistunut tehtävässään. Tämä on tilanne Kajaanin tilitaidolla. Työntekijöitä ei olekaan unohdettu yrityksen kehitystyössä, vaan tilitoimistoa johdetaan myös työtyytyväisyyden näkökulmasta.

Työkuorma tasaisempi kuin ennen

“Aiemmin meidän Ullan tehtävänä oli huolehtia, että kun paperipinkka on loppumassa niin metsästetään lisää. Näin meni työaikaa melkoisesti hukkaan ja viimeiset pari viikkoa oli hirveä kiire. Työmme on Fennoan myötä muuttunut tasaisemmaksi läpi kuukausien ja vuoden, päästiin ALV-kierteestä pois, eikä esimerkiksi tilinpäätösaika ole niin ruuhkainen.”  

“Fennoan digitaalinen tilinpäätös helpottaa kevään rumbaa valtavasti. Nyt kysyn, ketkä teillä tekee tilintarkastuksen, avaan heille tunnukset Fennoaan ja tilintarkastus voi alkaa”

Fennoan hyödyntäminen on tuonut tilitoimistolle selkeää ajan säästöä: “Ylitöitä meillä ei tehdä - aika riittää.”

Opiskellaan alaa ja ohjelmistoa

“Meillä on kaiken ikäisiä työntekijöitä, eikä uuden oppiminen ole koskaan jäänyt iästä kiinni. Ei kannata ajatella liian vaikeasti, sillä kouluttautua pitää joka tapauksessa. Opiskellaan alaa, mutta myös ohjelmistoja." Molemmat kehittyvät koko ajan, eikä ilmiö ole uusi.

"Kun koulutuksessa löytyy toiminto, jolla saadaan vaikka yksikin napin painallus pois, työn säästön määrä kertautuu ajan ja asiakasvolyymin myötä. Kun ohjelman käyttöä oppimalla käsistä saadaan pois puuduttavaa ja yksitoikkoista työtä, työ muuttuu yhä mielekkäämmäksi.”

Fennoan hyödyntäminen mahdollistaa kasvun -  ilman investointeja tiloihin ja valtavaan tekijämäärään

Kasvanut tehokkuus mahdollistaa ajan ja ajatusten suuntaamiseen kohti kasvua: “Minä käytän säästyneen ajan myymiseen”.

Myynnin myötä asiakasmäärä lisääntyy ja tarvitaan tekijöitä, joista alalla tuntuu yleisesti olevan pulaa. Fennoalla yksi asiantuntija pystyy kuitenkin hoitamaan huomattavasti suuremman asiakasmäärän kuin ennen - laadun siitä kärsimättä. Kasvua voidaankin rakentaa maltillisella rekrytoinnilla.

Ohjelmisto mahdollistaa etätyön ja etätyö puolestaan kasvun ilman toimitilojen lisäämistä. “En tule sijoittamaan seiniin, eikä asiakkaan kannata seinistä maksaa.” Nykyään on mahdollista rekrytoida ihmisiä paikasta riippumatta. Kajaanin tilitaidolla ei olekaan ollut haasteita löytää hyviä asiantuntijoita riveihinsä - ja he myös pysyvät.

Fennoan hinnoittelu selkeä, järkeenkäypä ja kohtuullinen

“Ohjelmisto on tilitoimistossa iso tekijä. Kustannusta siitä tulee aina, mutta Fennoan kustannus on järkeenkäypä ja kohtuullinen. Ensimmäisten asiakkaiden kanssa piti seurata, että menihän se niin kuin laskin ja niin se meni.”

“Fennoaa käytettäessä ei tarvitse pomppia eri sopimusten välillä kun asiakasyrityksen liikevaihto tai myynti muuttuu. Hinnoittelu on selkeä, eikä yllätyksiä tule.”

Fennoan TOP 10 hyödyt Kajaanin Tilitaito Oy:lle

1. Mahdollistaa etätyön ja mahdollistaa rekrytoinnit ilman paikkasidonnaisuutta.

2. Ajansäästö työn tehostumisen myötä.

3. Ajansäästö työkuorman tasoittumisen kautta.

4. Käyttöönotto on erittäin helppoa.

5. Hyvä käytettävyys sekä tilitoimiston, että asiakasyrityksen näkökulmasta.

6. Poistaa asiakkaan paikkasidonnaisuuden.

7. Lisää asiakastyytyväisyyttä käytettävyyden ja kattavuuden, sekä yrityksen ajansäästön kautta.

8. Säästää kustannuksia pitkässä juoksussa.

9. Hyvät integraatiomahdollisuudet.

10. Hinnoittelu selkeä, järkeenkäypä ja kohtuullinen.

BONUS: Hyvä mobiilisovellus: “tekee wau-efektin asiakkaalle, se one more thing.”

Haluatko sinäkin tutustua Fennoaan?

Varaa maksuton etäesittely - ilman sitoumuksia. Esittelyn aikana pääset tutustumaan Fennoan taloushallintojärjestelmään ja pohtimaan voisiko se auttaa myös sinua tilitoimiston arjessa. Saat myös lisätietoja hinnoittelustamme.