[opas tilitoimistolle]

Lukijalle

Taloushallinto-ohjelma näyttelee keskeistä roolia tilitoimistojen jokapäiväisessä työssä. Käytettävyyden merkitys kertautuu volyymien kasvaessa ja parhaimmillaan taloushallintojärjestelmä mahdollistaa tilitoimistoyrittäjälle ja työntekijöille normaalipituiset työpäivät ja lomat, ja tekee työntekemisestä mielekästä. Samalla se mahdollistaa aikaisempaa useamman asiakkaan hoitamisen laadukkaasti, jolloin tilitoimisto voi kasvattaa sekä liikevaihtoaan, että katettaan.

Asiakaslähtöisyys on tätä päivää kaikilla aloilla ja tilitoimiston työ on asiakaspalvelutyötä. Siksi ohjelmistovalinnassa on tärkeää huomioida myös asiakkaan näkökulma. Jälleen kerran käytettävyys nousee arvoonsa, sillä asiakkaiden tietotekninen osaaminen voi vaihdella merkittävästi. Tämän lisäksi ohjelman olisi hyvä olla yhteiskäyttöinen. Kun sekä tilitoimisto, että asiakas käyttää samaa ohjelmaa, yhteistyö talouteen liittyvien tehtävien hoitamisessa sujuu kitkatta. Tällöin myös kirjanpito edistyy reaaliajassa, mikä tasoittaa sekä asiakasyrityksen, että tilitoimiston työkuormaa.

Tästä oppaasta löydät tietoa siitä, mitä vaiheita onnistunut taloushallintojärjestelmän valinta- ja vaihtoprosessi pitää sisällään ja mitä asioita sinun on tärkeää selvittää ennen päätöksen tekoa.

1. Soveltuuko ohjelmisto erilaisille yrityksille 

Tilitoimiston asiakkaina olevat yritykset ja yrittäjät ovat hyvin erilaisia osaamiseltaan, tulevat eri aloilta ja ovat eri vaiheissa yrityksen elinkaarta. Taloushallintojärjestelmän tulisikin palvella paitsi tietotekniikkaguruja, myös niitä, jotka vieroksuvat erilaisten ohjelmien käyttöä. Sen tulisi myös soveltua mahdollisimman monelle alalle ja palvella yritystä koko elinkaaren ajan. 

Lisäksi on merkittäviä eroja siinä, missä vaiheessa digitalisaatiota kunkin asiakasyrityksen kirjanpito on. Ohjelmiston olisikin toimittava niin täysin sähköisten asiakkaiden, kuin vielä paperimaailmasta kiinni pitävien asiakkaiden kanssa. 

Jotta asia ei olisi liian yksinkertainen, monessa yrityksessä on käytössä myös muita ohjelmia, esimerkiksi kassajärjestelmiä, verkkokauppoja, varastojärjestelmiä yms. jotka pitäisi saada liitetyksi taloushallintojärjestelmään. Näin tieto saadaan kulkemaan automaattisesti ilman turhia manuaalivaiheita.

Valintaprosessissa onkin tärkeää huomioida se, että ohjelma soveltuu mahdollisimman laajalle asiakaskunnalle alasta, osaamistaustasta, yrityksen koosta, heidän taloushallintonsa digitaalisuusasteestaan ja käytössä olevista muista ohjelmista riippumatta.

4. Miten hinnoittelu toimii 

Hyvä taloushallintojärjestelmä ei ole ilmainen. Hinnoittelussa on kuitenkin valtavia eroja. Taloushallintojärjestelmissä on käytössä erilaisia hinnoittelumalleja, ja kustannuksiin voi vaikuttaa esimerkiksi asiakkaan liikevaihto. Ensivaikutelma hinnasta saattaakin olla virheellinen ja pahimmillaan piilokuluja kertyy paljon. Jos hinnasto on monisivuinen dokumentti, kustannusten ennakoitavuus saattaa osoittautua hyvinkin haastavaksi.

Tulevista hinnankorotuksista ei kukaan osaa kertoa, mutta hintojen jatkuva nostelu saattaa aiheuttaa tilitoimistoille harmia. Siksi kannattaakin kysyä hinnankorotusten historiasta. Esimerkiksi tieto siitä kuinka monta kertaa ja kuinka paljon hintoja on korotettu viimeisten viiden vuoden aikana antaa hyvän kuvan siitä, mitä saattaa olla odotettavissa. Selvittämällä asian osaat valmistautua mahdollisiin hintamuutoksiin myös omassa hinnoittelussasi.

Osa taloushallinto-ohjelman toimittajista myy järjestelmää vain tilitoimistoille, toiset myös suoraan yrityksille. Kun toimit itse järjestelmän myyjänä yritysasiakkaiden suuntaan, voit pitää asiakkaaseen liittyvät langat paremmin käsissäsi ja päättää ohjelmiston hinnoittelusta yritysasiakkaan suuntaan. Yritysasiakkaan asiakaskokemuskin on selkeämpi, kun sekä taloushallinnon työn, että ohjelmistokulujen laskut tulevat yhdeltä taholta.